为正确有效地控制和评价产品质量提供客观证据。
为评价质量体系的有效性提供客观证据。
为采取预防和纠正措施提供重要依据。
为评价和验证质量活动提供信息。
质量手册及质量体系程序文件的支持性文件。
质量记录是指企业已经进行过的质量活动所留下的记录，是用以证明质量体系有效运行客观证据，质量记录是获得必要的产品质量及有效实施质量体系各要素的客观证据。
ISO标准描述的质量体系，要求供方应制定质量记录的标识、收集、编目、归档、存贮、保管和处理程序，并贯彻执行。
质量记录的特点：可操作性，指导操作性使用的一种文件，因而明确、具体、实用。
可检查性，质量记录反映操作者的实际操作活动，具有数量化和特征化，因而可以检查和评价。
可追溯性，要需要追踪了解查明原因时对通过质量记录查明情况，从而可以有针对性地采取预防和纠正措施。
可见证性，为企业进行内部或外部质量体系审核提供证据，它可以证实是否已实施了规定的质量体系要求及实施的程度，另外质量记录也可以反映对不合格采取了哪些纠正措施。
系统性，记录了整个质量活动的完整过程，因而具有连续性，也为管理者分析质量问题、质量发趋势提供依据，同时也为质量成本分析、统计技术的运用提供了依据。