1.户口簿原件，“服务处所”一栏必须与在职证明中公司名称保持一致，集体户口提供集体户口页复印件或直至出发时仍在有效期内的户籍证明原件；
2.中文在职证明；
3.单位证明复印件；
4.邀请方单位证明，如被日本领馆拒签过，提供拒签理由书原件，拒签理由书；
5.签证申请表，下载并使用A4纸正反面打印，用黑色水笔按照样本手写填写，无需粘贴照片，本人在签名栏处用黑色水笔中文签名。
日本商务签证一般都是通过当地外事办公室递交，原则性应该额外增加2工作日如果有特殊情况和渠道可以加急的。
申请流程：为了提高签发效率，日本使领馆简化了签发手续，并且规定：除外交签证外，其余签证均由日本驻华使领馆指定的代办机构代理，旅游签证由指定旅行社代理，不接受个人申请。
在申请日本签证时，申请人须先电话咨询代办机构或旅行社，了解需要准备的具体资料并送交代办机构即可，无须亲自去使领馆排队申请。