2.安排下塌酒店。
3.布置会场，发放资料，协助出席嘉宾相关事宜。
二、注意事项：
1.晚上9点以后不轻易敲客人房间门，打扰客人休息，如有事，应打电话通知其到会务组办公室来。
2.接待客人礼貌待人。
3.本人负责的工作及时完成，防止影响后续工作。
会务主管是会议工作的策划和协调者，其工作对会议的顺利召开起着决定性的作用。
所以，一个优秀的会务主管只有具备了相关的素质及能力，才能做好会议管理工作。
其主要包括：一、良好的心理素质：一个优秀的会务主管必须具备良好的心理素质。
其包括坚强的意志力，宽宏豁达的气度，理性的心态；二、出色的领导能力：会务主管的工作涉及的方面比较多。
因此，会务主管需要具备出色的领导能力。
其包括组织运筹能力，应变能力，表达能力，交际能力。
另外，会务主管工作职责主要包括以下几方面：大型活动及会议的组织；出境工作国内接待协助；学术会议的会务协助；展览的组织协助；市场活动的支持；学术资料发放；部门内工作；临时性工作；计划外本部门及其它部门的工作。
会务工作的原则如下：
1.会议活动是一种典型的群体活动，是一个由诸多人为因素同时聚合并相互作用的复杂过程。
2.会议组织者必须具有整体观念，具有统揽全局的能力，在会议组织工作中，能在首先做出整体设计和部署的基础上考虑和安排具体工作。
3.会议组织者除了对会议的全部组织工作要做到统筹规划、分工明确以外，还要特别注意和强调各个方面在整体目标一致的前提下的协同配合，不允许任何不顾整体需要，强调分工而拒绝配合的现象存在。
4.会议组织者除了要做好对会议本身的组织以外，还要能够处理好与会议活动有关的其他各种社会因素，以免顾此失彼，造成不良的社会效果。