外部实体又称“外部项”，是指独立于系统而存在的，但又和系统有联系的实体。
它表示数据的外部来源和最后去向，在外部实体中的条目主要说明外部实体产生的数据和输入的数据及外部实体的数量。
例如顾客、仓库、查询者等。
确定系统与外部环境之间的界限，从而可确定系统的范围。
外部实体也可以是另外一个信息处理系统，向该系统提供数据或接受来自本系统向它发出的数据。
1.外部实体。
外部实体指系统外和系统有联系的人或事物，说明数据的外部来源和去处，属于系统的外部和系统的界面。
通常外部实体用正方形框表示。
同一外部实体可在一张数据流程图中多次出现。
2.处理过程。
处理过程指数据的逻辑处理，用来改变数据值，包括数据输入、数据处理和数据输出。
数据流程图中通常处理过程用带圆角的长方形表示。
3.数据流。
数据流是指处理功能的输入或输出，表示中间数据流值，但不能改变数据值。
在数据流程图中通常用一个水平箭头或垂直箭头表示，箭头指出数据的流动方向，箭线旁注明数据流名.。
4.数据存储。
数据存储表示数据保存。
系统处理从数据存储中提取数据，将处理的数据返回数据存储。
数据存储用右边开口的长方条表示，在长方条内填写数据存储名称。
系统分析阶段。
数据流程图是系统分析的主要工具，是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式，它不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，与对系统的物理描述无关，只反映数据流向、数据加工和逻辑意义上的数据存储，不反映任何数据处理的技术过程、处理方式和时间顺序，也不反映各部分相互联系的判断与控制条件等技术问题，是用一种图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能。